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18.02.2019

La digitalización brinda un acceso más rápido y eficiente a la información comercial

La tendencia indica que los dispositivos móviles, los servicios de digitalización, y el auge de internet habría dado como resultado una disminución de archivos físicos. Peso a ello, aún hay una dependencia del papel en un 30% de los casos.

Alaris, firma dedicada al escaneo de imágenes, sostiene que una de las principales razones -entre las empresas que aún requieren papel en sus procesos comerciales- se debe a que la mitad de sus clientes y proveedores aún requieren documentación impresa.

Si bien la tendencia indicaría que los dispositivos móviles, los servicios de digitalización, y el auge de internet habría dado como resultado una disminución de archivos físicos, la realidad es que hoy en día todavía hay mucha dependencia en las oficinas hacia lo tangible.

La resistencia al cambio es una de las mayores barreras para una efectiva digitalización, ya que abundan soluciones tecnológicas en este sentido. Sin embargo, según un informe de automatización del flujo de trabajo de Quocirca (firma especializada en investigación de mercado sobre tecnologías) los documentos impresos siguen siendo un elemento clave en muchas compañías.

Quocirca entrevistó a 200 organizaciones en los Estados Unidos, el Reino Unido, Francia y Alemania, y descubrió que cerca del 30% de los procesos comerciales se basan en papel. Las principales razones citadas por estas firmas para seguir utilizando este medio fueron: las firmas físicas (55%), que el personal lo prefiere de esta forma (41%) y que la mitad de sus clientes/proveedores lo requieren de esta forma (48%).

Además, las compañías suelen argumentar que los flujos de trabajo y los grandes volúmenes de archivos físicos son un problema que atenta contra la eficiencia y el crecimiento empresarial, la realidad es que las personas lo siguen utilizando porque es lo que siempre han hecho por rutina.

Los beneficios del Paperless

Las compañías se están ahogando en datos, ya que todos los días se enfrentan a cantidades exponenciales de información que fluye desde y hacia sus organizaciones desde fuentes dispares. Esto ha creado un requisito apremiante para mejorar la eficiencia operativa e impulsar el crecimiento a través de la transformación digital.

El caos de datos es más generalizado en el umbral entre los documentos físicos y, por lo tanto, la captura efectiva de esta información -a través de una combinación de escáneres y software- es de vital importancia para almacenar y ordenar los archivos escaneados.

Quocirca señala el hecho de que la digitalización es clave para la integración de documentos en papel y digitales para brindar un acceso más rápido a la información comercial, mejorar la productividad y permitir una toma de decisiones más rápida. El estudio también develó que los tres beneficios claves son la capacidad de búsqueda mejorada (38%), el almacenamiento físico reducido (26 por ciento) y la comparabilidad mejorada (34% por ciento).

Las firmas deben planificar su estrategia de gestión de la información para conectar sin problemas los mundos de datos impresos y virtuales y extraer así el máximo valor de todos sus datos. Pero menos de la mitad de las organizaciones que participaron en el estudio de Quocirca (44%) han implementado políticas para administrar ambos formatos.

El papel tiene sus limitaciones ya que debe moverse físicamente, requiere de mucho espacio para almacenarlo, ralentiza la transformación del negocio, e incluso puede dañarse o perderse fácilmente. Además, a menos que se escaneen archivos, los datos que contienen no pueden utilizarse en los flujos diarios de trabajo que requieren de datos digitales.

Por ejemplo, dos tercios (69 %) de los líderes de los procesos de automatización empresariales reconocen, según el informe de Quocirca, que el escaneo de los documentos es muy importante para su estrategia de gestión de la información.
  
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